Política de Privacidad — EasyGastos

Preparado inicialmente con asistencia de IA a partir de un inventario real del código de la plataforma (qué datos se recopilan y a qué terceros se envían, verificado directamente contra el código fuente a agosto de 2026) e investigación legal general. Revisado por un abogado chileno el 7 de septiembre de 2026, sin observaciones.

Nota sobre el marco legal vigente: a la fecha de este borrador, la Ley 21.719 ("Ley Marco de Protección de Datos Personales") todavía no está en vigencia — su entrada en vigor sigue fijada formalmente para el 1 de diciembre de 2026, pero el Gobierno confirmó en agosto de 2026 que evalúa un proyecto de ley para postergarla aproximadamente un año, precisamente porque la Agencia de Protección de Datos Personales todavía no tiene su consejo directivo instalado (el Senado rechazó la nómina de candidatos propuesta). Hoy rige la Ley 19.628. Este documento se redacta adelantándose a los estándares de la Ley 21.719 y usando el GDPR europeo como referencia de buenas prácticas, aunque ninguno de los dos es todavía obligatorio para EasyGastos como tal. Debe revisarse y confirmarse contra el estado real de la regulación antes de publicarse, y de nuevo más cerca de octubre/noviembre de 2026, cuando debería saberse si la postergación se concreta.

Última actualización: 7 de septiembre de 2026 Versión: 1.0

1. Quiénes somos y qué roles cumplimos

EasyGastos es operado por Inveniam SpA, RUT 77.001.838-2, con domicilio en Madreselvas 3071, oficina 803, comuna de Macul, Santiago (en adelante, "EasyGastos", "nosotros").

EasyGastos es una plataforma que las empresas ("Empresas Clientes") contratan para que sus propios empleados rindan gastos. Por eso, para efectos de protección de datos personales, distinguimos dos roles:

• La Empresa Cliente es responsable del tratamiento ("controlador") de los datos personales de sus propios empleados que ingresa o hace ingresar a la plataforma — es quien decide qué empleados usan el Servicio y para qué.
• EasyGastos actúa como encargado del tratamiento ("procesador") de esos datos: los tratamos únicamente para prestar el Servicio a la Empresa Cliente, siguiendo sus instrucciones (dadas a través del uso normal de la plataforma), y no los usamos para fines propios ajenos a la prestación del Servicio.

Si usted es empleado de una Empresa Cliente y tiene preguntas sobre sus datos, puede contactarnos directamente (ver sección 9) o a través del administrador de su propia empresa, quien es el responsable primario de sus datos.

2. Qué datos recopilamos

Recopilamos los siguientes datos, verificados directamente contra el diseño actual de la plataforma:

Sobre las personas que usan el Servicio (empleados, supervisores, contabilidad, administradores):

• Nombre completo
• Correo electrónico (también usado como identificador de inicio de sesión)
• Teléfono
• RUT
• Cargo
• Rol(es) dentro de la plataforma (empleado, supervisor, contabilidad, admin de empresa)
• Si tiene tarjeta corporativa habilitada, y los últimos 4 dígitos de esa tarjeta (nunca el número completo)
• Estado de la cuenta (activa/inactiva)

Sobre los gastos rendidos:

• La fotografía o archivo del comprobante (boleta, factura, ticket)
• Monto, moneda, fecha del gasto
• Proveedor y su RUT (extraídos automáticamente del comprobante por inteligencia artificial)
• Categoría, centro de costo, tipo de documento, número de folio
• Estado del gasto (enviado, pendiente, aprobado, rechazado, contabilizado, pagado) y, si fue rechazado, el motivo
• Datos contables asociados (número de asiento contable, número de asiento de pago, fecha de pago), cuando corresponda
• Si el comprobante trae timbre electrónico del SII, los datos que ese timbre contiene

Sobre fondos por rendir (adelantos de caja), cuando la Empresa Cliente usa esta función: monto asignado y saldo, y el comprobante de la devolución del dinero no utilizado (también una fotografía).

Datos técnicos y de seguridad:

• Dirección IP registrada en intentos fallidos de acceso administrativo (como medida antifraude)
• Registro de auditoría de acciones administrativas sensibles (por ejemplo, activación de planes, cambios de configuración), con marca de tiempo e IP

Importante sobre las fotos de comprobantes: la fotografía completa del comprobante se almacena y también se envía a nuestro proveedor de inteligencia artificial para su clasificación (ver sección 4). Una foto de un comprobante puede contener, además de los datos que extraemos, otra información visible en ella (por ejemplo, el nombre de quien figura en una boleta, u otros ítems comprados) que no filtramos antes de almacenarla o procesarla. Le pedimos a los Usuarios evitar subir comprobantes que muestren información sensible innecesaria cuando sea posible.

3. Cómo recopilamos estos datos

• Directamente de la Empresa Cliente, cuando da de alta a un empleado o lo carga mediante una planilla de carga masiva.
• Directamente del Usuario, cuando sube una foto de un comprobante o completa/corrige datos de un gasto.
• Automáticamente, mediante el proceso de clasificación por inteligencia artificial, que extrae datos estructurados (monto, proveedor, categoría, etc.) desde la imagen del comprobante.

4. Con quién compartimos estos datos (proveedores externos)

Para prestar el Servicio, usamos los siguientes proveedores externos, que procesan datos en nuestro nombre bajo instrucciones limitadas a la prestación del Servicio:

| Proveedor | Para qué lo usamos | Qué datos recibe | Dónde | |---|---|---|---| | Supabase | Base de datos y almacenamiento de archivos (incluidas las fotos de comprobantes) | Todos los datos descritos en la sección 2 | São Paulo, Brasil | | Vercel | Alojamiento y ejecución de la aplicación web | Todo el tráfico de la aplicación pasa por su infraestructura | São Paulo, Brasil (funciones de la app) | | OpenRouter / Google (modelo Gemini) | Clasificación automática de comprobantes por inteligencia artificial | La imagen completa del comprobante subido, para extraer monto, proveedor, categoría y otros datos | Infraestructura de estos proveedores (fuera de Chile) | | Resend | Envío de correos transaccionales (invitaciones, notificaciones de aprobación, pagos, recuperación de contraseña, etc.) | Nombre y correo del destinatario, y el contenido específico de cada notificación (por ejemplo, proveedor y monto de un gasto aprobado) | Infraestructura de este proveedor | | Sentry | Monitoreo de errores técnicos en producción | Información técnica del error (traza, URL, método HTTP); no configuramos el envío deliberado de datos de identidad de los Usuarios | Infraestructura de este proveedor |

No vendemos datos personales a terceros, ni los usamos con fines de publicidad de terceros.

Sobre transferencias internacionales: como se ve en la tabla anterior, varios de nuestros proveedores procesan datos fuera de Chile. Hoy, la ley chilena (Ley 19.628) no exige un mecanismo formal para estas transferencias; la futura Ley 21.719 sí lo hará (exigiendo, por ejemplo, cláusulas contractuales estándar cuando el país destino no tenga un nivel de protección declarado como adecuado). Nos comprometemos a formalizar estas transferencias con nuestros proveedores mediante acuerdos contractuales de protección de datos (DPA) y a actualizar esta sección cuando la Ley 21.719 y su autoridad reguladora (la Agencia de Protección de Datos Personales) publiquen lineamientos aplicables.

5. Para qué usamos los datos, y con qué base legal

Usamos los datos exclusivamente para:

• Prestar el Servicio: gestionar rendiciones de gastos, aprobaciones, contabilización, pagos y fondos por rendir.
• Comunicarnos con los Usuarios sobre su cuenta y sus gastos (invitaciones, recuperación de contraseña, notificaciones de aprobación/rechazo/pago).
• Detectar posibles duplicados o inconsistencias entre gastos rendidos, como medida antifraude (esta verificación nunca bloquea el envío de un gasto, solo advierte).
• Mantener la seguridad de la plataforma (por ejemplo, registrar intentos fallidos de acceso administrativo).
• Mejorar el Servicio.

La base legal principal de este tratamiento es la ejecución del contrato entre EasyGastos y la Empresa Cliente (y, por extensión, la necesidad de procesar los datos de sus empleados para que el Servicio funcione), y nuestro interés legítimo en mantener la seguridad y calidad de la plataforma. Cuando enviamos comunicaciones que no son estrictamente necesarias para el funcionamiento del Servicio (por ejemplo, contenido informativo o de marketing), pedimos su consentimiento explícito — ver el documento de Consentimiento para correos electrónicos.

6. Decisiones automatizadas

La inteligencia artificial que clasifica los comprobantes nunca aprueba ni rechaza un gasto por sí sola. Su resultado es una sugerencia que el empleado puede corregir antes de enviar, y todo gasto enviado pasa por al menos un aprobador humano antes de considerarse aprobado. No tomamos decisiones que produzcan efectos legales o significativos sobre una persona basadas únicamente en un proceso automatizado.

7. Cuánto tiempo conservamos los datos

Conservamos los datos personales mientras dure la relación contractual con la Empresa Cliente, y por un período adicional razonable después de su término, en la medida necesaria para cumplir obligaciones legales, contables o tributarias (por ejemplo, la normativa chilena exige conservar ciertos documentos y respaldos contables por plazos determinados) o para resolver disputas.

Estado actual de nuestros procesos de eliminación: hoy, desactivar la cuenta de un empleado impide su acceso a la plataforma, pero no elimina automáticamente sus datos de nuestra base de datos. La eliminación efectiva de datos personales, a solicitud, se realiza hoy de forma manual por nuestro equipo (ver sección siguiente) — todavía no contamos con una función de autoservicio para eliminar o exportar datos. Estamos trabajando en automatizar este proceso.

8. Sus derechos sobre sus datos

Usted tiene derecho a:

• Acceder a los datos personales que tenemos sobre usted.
• Rectificar datos inexactos o desactualizados.
• Solicitar la eliminación de sus datos, sujeto a las excepciones legales mencionadas en la sección 7 (por ejemplo, obligaciones contables que exigen conservar cierta información).
• Oponerse a un tratamiento específico de sus datos.
• Solicitar una copia de sus datos en un formato estructurado (portabilidad).
• Solicitar el bloqueo temporal de sus datos cuando corresponda (por ejemplo, mientras se resuelve una solicitud de rectificación u oposición).

Estos son los derechos ARCO+ (Acceso, Rectificación, Cancelación, Oposición, más Portabilidad y Bloqueo) del catálogo ampliado de la Ley 21.719.

Cómo ejercer estos derechos: hoy, estos derechos se ejercen contactando directamente a hola@inveniam.cl, o a través del administrador de su propia Empresa Cliente. Responderemos dentro de un plazo razonable (nos guiamos por el estándar de 30 días corridos, prorrogable una vez, que exige la Ley 21.719 aunque todavía no esté vigente — salvo para el bloqueo, cuyo estándar de referencia es más corto, 2 días hábiles). Si usted es empleado de una Empresa Cliente, algunas solicitudes pueden requerir la coordinación con el administrador de su empresa, ya que ella es la responsable primaria de sus datos.

9. Menores de edad

El Servicio está dirigido a personas mayores de edad en el contexto de una relación laboral o comercial. No recopilamos deliberadamente datos de menores de edad.

10. Seguridad

Describimos las medidas técnicas y organizacionales que aplicamos para proteger estos datos en nuestra Política de Seguridad.

11. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta Política de Privacidad para reflejar cambios en el Servicio, en nuestros proveedores, o en la normativa aplicable (incluyendo, previsiblemente, cuando la Ley 21.719 entre en vigor). Notificaremos cambios materiales con antelación razonable.

12. Contacto

Para consultas sobre esta política o para ejercer sus derechos: hola@inveniam.cl.

Documentos relacionados: Términos de Uso · Política de Seguridad · Consentimiento para correos electrónicos · Política de baja del Servicio